Manual de procedimientos: Evento para formadores

Convenciones

Talento: persona o personas que presentaran el contenido

Asistentes: receptores del contenido

Varios días antes

Convocar al Talento

Coordinar Fecha, Hora y Locación del evento

Locación:

verificar permisos necesarios

Verificar acceso de carga

Verificar camerino o un sitio para acomodación del Talento y sus pertenencias

Aclarar rutas de acceso, metro, rutas de buses

Fecha:

Verificar partidos de fútbol y otros eventos que puedan colisionar

Hora

Verificar pico y placa

De acuerdo al evento, filtrar los posibles asistentes

Planeación Pedagógica ( ¿Qué es esto?)

Consolidar potenciales asistentes y comunicarles del evento

Lista de correo

Redes sociales ( menciones etc)

Afiche

Construir un listado de inscritos

Conseguir refrigerios (en caso que el evento dure más de 3 horas)

Diseñar y producir el Programa de mano (en caso de necesidad)

Definir requerimientos técnicos (Acomodación, Seguridad, Instrumentos, Sonido, Iluminación, Mobiliario)

Tres días antes

Confirmar proveedores de requerimientos ténicos

Confirmar proveedores de registro (Foto, Audio, Video)

Dia anterior

Confirmar inscritos (correo, y teléfono)

Verificar horarios de montaje con proveedores

Día del evento

Verificar montaje

4 Horas antes

Coordinar el agua para el/los talento (una botella por cada media hora de duración del evento)

Coordinar entrega de regriferios

Verificar transporte del Talento

Montar la presentación a un sitio web

1 Hora antes

Recibir y acomodar el Talento

Recibir asistentes

Entregar Programa de mano

10 minutos antes

Verificar sistemas de registro (Foto, Audio, Video)

Verificar sistema de amplificación de sonido

Posicionar las aguas

Verificar protocolos, o material institucional (Himnos, videos institucionales)

Durante el evento

Verificar registro (Foto, audio, video)

Rotar hoja de asistencia

Redes sociales

El final del evento

10 Minutos después

Coordinar transporte del Talento

Redes sociales

1 hora después

Coordinar desmontaje

Recolectar Registro de proveedores

1 día después

Organizar, editar, y respaldar Registro

Extraer contenidos relevantes

Varios días después

Publicar contenidos relevantes