Manual de procedimientos: Evento de un Ensamble

Convenciones

Talento: persona o personas que presentaran el contenido

Asistentes: receptores del contenido

Varios días antes

Convocar al Talento

Coordinar Fecha, Hora y Locación del evento

Locación:

verificar permisos necesarios

Verificar acceso de carga

Verificar camerino o un sitio para acomodación del Talento y sus pertenencias

Aclarar rutas de acceso, metro, rutas de buses

Fecha:

Verificar partidos de fútbol y otros eventos que puedan colisionar

Hora

Verificar pico y placa

De acuerdo al evento, filtrar los posibles asistentes

Planeación Pedagógica ( ¿Qué es esto?)

Consolidar potenciales asistentes y comunicarles del evento

Lista de correo

Redes sociales ( menciones etc)

Afiche

Construir un listado de inscritos

Conseguir refrigerios (en caso que el evento dure más de 3 horas)

Diseñar y producir el Programa de mano (en caso de necesidad)

Definir requerimientos técnicos (Acomodación, Seguridad, Instrumentos, Sonido, Iluminación, Mobiliario)

Tres días antes

Confirmar proveedores de requerimientos ténicos

Confirmar proveedores de registro (Foto, Audio, Video)

Coordinar horario de prueba de montaje (load in) y prueba de sonido

Coordinar instrumentos que hay que llevar desde Cantoalegre, confirmar con directores de ensambles

Dia anterior

Confirmar inscritos (correo, y teléfono)

Verificar horarios de montaje con proveedores

Verificar puertas de acceso del talento, y acreditaciones

Día del evento

Verificar horarios de montaje, y prueba de sonido

Confirmar ayudantes de carga, roadie, técnicos

Recoger instrumentos con roadie

Entregar acreditaciones

Verificar Transporte del talento y coordinar dos puntos de recogida (Cantoalegre y cerca a la puerta del evento)

Montaje con Roadie y ayudantes de carga

4 Horas antes

Coordinar el agua para el/los talento (una botella por persona para cada media hora de duración del evento)

Coordinar entrega de regriferios

Ejecutar transporte del Talento dependiendo de prueba de sonido, montaje y prueba de sonido

1 Hora antes

Recibir y acomodar el Talento

Recibir asistentes

10 minutos antes

Verificar sistemas de registro (Foto, Audio, Video)

Verificar sistema de amplificación de sonido

Posicionar las aguas

Verificar protocolos, o material institucional (Himnos, videos institucionales)

Durante el evento

Verificar registro (Foto, audio, video)

Coordinar comunicaciones en redes sociales

Preparar ayudantes de desmontaje

El final del evento

10 Minutos después

Coordinar transporte del Talento a dos puntos (cerca a la puerta del evento, Cantoalegre)

Ejecutar desmontaje con Roadie, ayudantes y transporte de instrumentos

Redes sociales

1 hora después

Coordinar desmontaje

Recolectar Registro de proveedores

1 día después

Organizar, editar, y respaldar Registro

Extraer contenidos relevantes

Varios días después

Publicar contenidos relevantes